TITULO DEL CARGO
SECRETARIA (O)
CÓDIGO: 01032 NIVEL: 4
DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE FUNCIONES

OBJETIVO GENERAL

Ejecutar actividades pertinentes al área secretarial y asistir a su supervisor inmediato, aplicando técnicas secretariales, a fin de lograr un eficaz y eficiente desempeño acorde con los objetivos de la unidad.  

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

1.- ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN:
RESPONSABILIDAD:
MATERIALES:
Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso y medianamente complejos, siendo su responsabilidad directa. 

DINERO:
Es responsable indirecto de dinero en efectivo, títulos y valores y custodia de materiales. 

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL:
Maneja en forma directa un grado de confidencialidad media. 

TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y experiencias anteriores para la ejecución normal del trabajo, a nivel operativo. 

SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión general de manera directa y constante y no ejerce supervisión. 

RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS:
RELACIONES INTERNAS:
El cargo mantiene relaciones continuas con el personal de la unidad administrativa a la que pertenece y/o frecuentes con los integrantes de la comunidad universitaria usuarias del servicio, a fin de ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación.

RELACIONES EXTERNAS:
El cargo mantiene relaciones frecuentes con instituciones públicas y/o privadas y público en general, a fin de ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación. 

 2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO:
AMBIENTE DE TRABAJO:
El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y mantiene contacto con agentes contaminantes, tales como polvo. 

RIESGO:
El cargo está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja. 

ESFUERZO:
El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y requiere de un grado de precisión manual y visual bajo.

3.- PERFIL DEL CARGO:
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:

A) EDUCACIÓN:
Bachiller Mercantil, más curso de dos (2) años de duración de secretariado computarizado.

EXPERIENCIA:
Tres (3) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área secretarial y de oficina. 

B) EDUCACIÓN:
Bachiller, más curso de secretariado de seis (6) meses de duración, más curso de computación de seis (6) meses de duración.

EXPERIENCIA:
Seis (6) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área secretarial y de oficina.

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:
CONOCIMIENTOS EN:
Técnicas secretariales.
El manejo de equipo común de oficina (computadora, fax, fotocopiadora, máquina de escribir electrónica y otros).
Métodos y procedimientos de oficina.
Técnicas de archivo, ortografía, redacción y mecanografía.
Computación básica.
Relaciones humanas.
Normas de cortesía.
Técnicas de Fichaje y Kardex. 

HABILIDAD PARA:
Relacionarse con público en general.
Expresarse claramente en forma verbal y escrita.

Seguir instrucciones orales y escritas.
Tratar en forma cortés y efectiva al público.
Redactar correspondencia de rutina, actas e informe de cierta complejidad.
Comprender situaciones de diversa índole.
Organizar el trabajo de la oficina.

DESTREZAS EN:
El manejo de computador, máquina de escribir, ficheros, archivos.
El manejo del equipo común de oficina. 

ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:
Secretariado Computarizado.
Nuevos programas de computación.
Técnicas actualizadas de ortografía y redacción.
Actualización en el área secretarial.
Relaciones Humanas.