TITULO DEL CARGO
RECEPCIONISTA
CÓDIGO: 01012 NIVEL: 1
DESCRIPCIÓN GENÉRICA DE FUNCIONES

OBJETIVO GENERAL

Satisfacer las necesidades de comunicación del personal de la unidad, operando una central telefónica pequeña, atendiendo al público en sus requerimientos de información y entrevistas con el personal, ejecutando y controlando la recepción y despacho de la correspondencia, para servir de apoyo a las actividades administrativas de la unidad.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

Opera una central telefónica pequeña, haciendo y recibiendo llamadas telefónicas, conectando las mismas con las diferentes extensiones.

Atiende al público que solicita información dándole la orientación requerida.

Anota en libros de control diario las llamadas efectuadas y recibidas por el personal y el tiempo empleado.

Mantiene el control de llamadas locales y a larga distancia mediante registro de número de llamadas y tiempo empleado.

Recibe la correspondencia y mensajes dirigidos a la unidad.

Anota los mensajes dirigidos a las diferentes personas y secciones de la unidad.

Entrega la correspondencia recibida a las diferentes personas y secciones, así como también los mensajes recibidos.

Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.

Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

1.- ÁMBITO DE LA ACTUACIÓN:
RESPONSABILIDAD:
MATERIALES:

Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad directa.

DINERO:
Ninguna.

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL:
Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad bajo.

TOMA DE DECISIONES:
Las decisiones que se toman se basan en las instrucciones específicas, órdenes y/o guías de acción, a nivel operativo.

SUPERVISIÓN:
El cargo recibe supervisión específica de manera directa y constante y no ejerce supervisión.

RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS
RELACIONES INTERNAS:

El cargo mantiene relaciones continuas con el personal de la unidad y/o frecuentes con integrantes de la comunidad universitaria usuarias del servicio, a fin de ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación.

RELACIONES EXTERNAS:

El cargo mantiene relaciones continuas con el público en general, a fin de ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación. 

2.- CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO:
AMBIENTE DE TRABAJO:

El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y no mantiene contacto con agentes contaminantes.

RIESGO:
El cargo está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja.

ESFUERZO:
El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y requiere de un grado de precisión manual y visual bajo.

3.- PERFIL DEL CARGO:
EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:

A) EDUCACIÓN:

Bachiller.

EXPERIENCIA:
Un (1) año de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de recepción.

B) EDUCACIÓN:

Educación Básica.

EXPERIENCIA:
Cinco (5) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de recepción.

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS:
CONOCIMIENTOS EN:

El manejo de centrales telefónicas.
Las estructuras o unidades componentes de la dependencia.
Identificación y ubicación de los funcionarios que prestan sus servicios en la dependencia.

HABILIDAD PARA:

Atender personal y público en general.
Expresarse y comunicarse correcta y claramente en forma oral.
Seguir instrucciones orales y escritas.
Recibir mensajes.
Tratar en forma cortes al público en general.

DESTREZAS EN:

El manejo de centrales telefónicas.

ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:

Recepcionista.
Relaciones Humanas.
Actualización en manejo de modernas centrales telefónicas.